Lorsqu’on lance une nouvelle équipe sur un projet, ou bien que le turnover s’invite dans la vie de l’équipe, réaliser une matrice des compétences peut être très utile pour identifier les montées en compétences et les transferts à réaliser. La matrice de compétences de Judicaël Paquet est un bon exemple mais se limite aux compétences techniques.
L’atelier que je vous présente nous permet daller plus loin en explorant aussi les connaissances fonctionnelles et le savoir être des membres l’équipe. La force d’une équipe se trouve à la fois dans la complémentarité des compétences et des caractères, mais dans la capacité d’écoute et d’empathie pour mieux collaborer. Cet atelier nous d’explorer ces pistes et commencer un chemin pour devenir une meilleur équipe!
Etablir une matrice des compétences d’une équipe dans une feuille Excel n’est pas une activité Fun et interactive. Le Manager ou le Scrum Master liste les technologies du projet et demande à chacun de la remplir de façon individuelle. Cela est souvent vécu comme une contrainte et on risque de procrastiner.
C’est donc aussi pour éviter ces écueils que j’ai conçu un atelier en 2017 pour la MAIF alors que j’accompagnais les équipes de la Data Factory. Je l’ai depuis joué à plusieurs reprises et amélioré depuis.
Prenons des situations classiques :
- Votre nouvelle équipe est constituée pour un nouveau projet. L’équipe est recrutée sur la base des compétences techniques et du savoir être pour créer un groupe efficace. On veut rapidement s’assurer que es compétences de l’équipe couvrent bien toutes les technologies nécessaire à la construction du nouveau produit et éventuellement trouver les alternatives sur lesquelles elle serait plus à l’aise. Quel est le point de départ réel de l’équipe? Couvre-t-on tous les éléments stratégiques?
- Le Tech Lead de votre équipe vous quitte pour rejoindre une autre équipe. Il est le seul a maitriser une partie du code ou une technologie. Un nouveau développeur rejoins l’équipe et on veut l’intégrer rapidement. Il va falloir organiser la montée en compétence de tout le groupe pour rester résilient dans le changement et conserver de l’autonomie. Quels sont les volontaires, quel sont leur niveau de connaissance sur le sujet?
Cet atelier est là pour vous aider à collecter ces informations, favoriser le partage, et à responsabiliser les acteurs sur leur plan de montée en compétence. Il permet également de suivre la montée en compétence et d’ajuster les plans d’action.
Son approche ne se limite pas non plus aux seules compétences techniques mais aussi fonctionnelles tout comme le savoir être. L’atelier mené avec toute l’équipe au même moment est aussi un outil de partage qui contribue à une meilleure connaissance interpersonnelle et favorise la communication et la collaboration des membres de l’équipe.
Je suis donc parti de 2 principes forts en agilité :
- la pluridisciplinarité avec le profil en T (vidéo Scrum Life, Blog AgileTest.com)
- et le Shu Ha Ri comme parcours d’apprentissage.
J’ai ajouté une seconde approche qui est de distinguer la maitrise technique de la connaissance fonctionnelle du domaine métier. J’ai rajouté dernièrement grâce une collègue de l’équipe (Adeline) la dimension Soft Skills/savoir être qui manquait.
Durée totale de l’atelier : 1h30 à 2h en fonction du nombre de participants
1. Présentation de l’atelier
Je dessine sur un tableau blanc 3 bonhommes en T qui vont me servir à expliquer l’atelier et servir de support pour la collecte individuelle avant de remplir à la fin la matrice de compétences de l’équipe :
Puis j’introduis l’exercice comme ça :
“La métaphore du profil en T sert pour décrire les domaines d’expertise et les autres compétences d’une personne. La partie verticale du T (la hauteur du bonhomme) représente les domaines d’expertise, tandis que la partie horizontale (la largeur des bras) représente toutes les autres compétences sans être expert pour autant.. C’est un élément fort qui permet d’avoir une équipe pluridisciplinaire efficace et résiliente. Nous n’avons pas besoin que tout le monde soit expert de tout, mais nous avons besoin de nous passer des expert lors de vacances par exemples. 80 % de nos sujets peuvent être traités par des personnes qui connaissent, 20 % nécessitent réellement de l’expertise.”
Bien évidement il faut adapter cette introduction à votre contexte.
Je distribue alors 3 feuilles de papier à chacun et leur propose de dessiner sur chacun un bonhomme en T avec 3 titres différents :
- Moi Technique,
- Moi Fonctionnel
- et Moi émotionnel.
2. Lancement de l’atelier
Ensuite je lance une timebox de 10 minutes pour que chacun remplisse son dessin avec ses domaines d’expertise sur le tronc (verticale) et ses domaines de connaissances non expertes sur les bras (horizontale) pour chacun des 3 bonhommes.
Je laisse libre court à la créativité et à l’introspection. Certain souhaitant positionner des éléments dans les pieds, dans la tête. Peu importe car la phase dessin est un support à la réflexion personnelle. C’est lors de la dernière phase de remplissage de la matrice de compétence finale qu’il faut être plus rigoureux.
Savoir être/ Soft Skills
Compétences techniques
Connaissances fonctionnelles
3. Partage et tour de table
Une fois la timebox terminée, si tout le monde à fini, j’entame un tour de table pour que chacun présente ses différents “moi”. Tous les participants de l’atelier sont invités à donner un feedback à celui qui s’exprime en lui disant par exemple : “Vincent, je pense que tu sous-estimes tes connaissances en Angular, tu n’es pas débutant, tu commences à bien maîtriser! Et coté émotionnel, tu as un super sens de l’humour et une très bonne écoute. Tu peux le rajouter 😉“
4. Synthèse
Pour établir à la fin une matrice de compétence bien remplie, je donne l’url d’un fichier Excel partagé et chacun rempli sa ligne de profil avec 4 niveaux (Shu Ha Ri):
- Expertise –> Je peux transmettre cette compétence à ceux qui ne l’on pas
- Conduite autonome —> Je suis autonome dans ma protique et je peux régler presque tous les sujets seuls.
- Débutant –> Je commence juste ou je veux démarrer! J’ai besoin d’aide pour monter rapidement en compétence sur le sujet
- No Way / jamais –> Non merci, je ne veux absolument faire ça.
En passant à l’exercice de remplissage de la matrice, on aoute donc 2 nouvelles notions : Le No Way pour signifier que l’on ne tient vraiment pas à développer cette compétence, et une graduation entre je connais et l’expertise afin d’être plus nuancé dans l’appréciation de la compétence.
Dans cette partie de l’atelier et pour ce qui est des compétences technique et des connaissance fonctionnelles, l’idée est de rester focus sur les éléments utiles au produit/projet. Si on développe en Stack Java, peu importe à ce moment que je connaisse bien Python ou C#.
Une fois la matrice remplie, on peut en discuter et prendre les actions qui s’imposent :
- Si on se retrouve avec un besoin fort de compétence sur un sujet (comme automatiser les tests, base de données) et que personne ne veut se positionner sur le sujet, on a un problème. L’atelier permet alors de l’identifier et nécessite que chacun prenne ses responsabilités pour que le besoin soit couvert par plusieurs personnes de l’équipe.
- Lorsque certains domaines ne sont couvert que par un expert et que l’on a des étudiants à disposition, on va pouvoir mettre en place un accompagnement, mentoring ou coaching pour réaliser la montée en compétences.
En résultat nous avons donc une équipe se connait mieux, qui ressort avec des plans d’action pour être plus résilient, et une dynamique d’apprentissage continue enclenchée.
Le bon moment pour faire l’atelier est varié : l’arrivée ou le départ d’un membre de l’équipe, la constitution d’une nouvelle équipe, l’approche des vacances.
Il peut aussi être intéressant de refaire le point régulièrement pour valider les apprentissage ou relancer les plans d’action tombés dans l’oubli.
A la fin je termine par un ROTI (Fun/Value) pour vérifier que c’était utile et que l’équipe ne s’est pas ennuyée pendant l’atelier!
N’hésitez pas à laisser un commentaire ou à poser vos questions si vous souhaitez des précisions sur l’outil.
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